In plaats van tellen hoe vaak een bepaalde waarde voorkomt of een draaitabel updaten, kun je ook een formule gebruiken. De formule aantal.als (COUNTIF) telt het aantal cellen met een bepaalde voorwaarde, zodat jij dat niet hoeft te doen.
De formule berekent bijvoorbeeld
- het aantal keren dat een cijfer groter is dan acht (handig als je snel de NPS score wilt weten),
- het aantal klanten dat uit Groningen komt of
- het aantal sollicitanten die geïnteresseerd zijn in een vacature én via LinkedIn van de vacature hebben gehoord.
Bij dat laatste voorbeeld zijn er overigens twee voorwaarden waaraan de cel moet voldoen.
Aantal tellen met een voorwaarde
Gebruik in Google Sheet (of Excel) voor het tellen van het aantal cellen met een voorwaarde de formule COUNTIF (of AANTAL.ALS in de Nederlandse versie van Excel). De formule bestaat uit twee delen: het bereik en de voorwaarde.
Geef allereerst in de formule het bereik aan waarin je het aantal cellen wilt tellen met die bepaalde voorwaarde. Dit bereik kan een hele tabel zijn, een kolom of rij of een deel van de tabel. In het voorbeeld hieronder is het bereik kolom F van het tabblad Personen.
Vervolgens geef je aan welke (voor)waarde je zoekt.
Wanneer je wilt zoeken naar een bepaald woord of een bepaalde tekst, zet deze tussen aanhalingstekens. In het onderstaande voorbeeld telt de formule voor mij dat er 213 keer LinkedIn in kolom F staat. Daarvoor moet ik “LinkedIn” wel tussen aanhalingstekens zetten.
In je formule kan je ook verwijzen naar de waarde in een bepaalde cel. Hieronder verwijs ik naar cel A4, waarin LinkedIn staat. Ook hier telt de formule voor mij dat er 213 keer de inhoud van cel A4 (LinkedIn) in kolom F staat.
Als je zoekt naar een getal kan je deze (zonder aanhalingstekens) in de formule zetten. In de onderstaande formule tel ik het aantal keer dat het getal 500 voorkomt in het bereik van B3 tot B6.
Aantal tellen met meerdere voorwaarden
Het kan ook voorkomen dat je het aantal cellen wilt tellen die aan meerdere voorwaarden voldoen. Het aantal aanmeldingen op je nieuwsbrief in maart; het aantal sierraad-verkopen via Etsy of zoals in dit voorbeeld het aantal sollicitanten die via LinkedIn van de vacature hebben gehoord én geïnteresseerd zijn in.
Gebruik in deze gevallen de formule COUNTIFS (of AANTALLEN.ALS). Goed te onthouden want het is het meervoud van de vorige formules.
Bij deze formule begin je ook met het bereik waarin je het aantal cellen wilt tellen gevolgd door de voorwaarde. Je begint met het eerste bereik en de voorwaarde, dan volgt het tweede bereik en de voorwaarde daarvan.
In dit voorbeeld tel ik hoe vaak in kolom F van tablad Personen de waarde in A4 (LinkedIN) voorkomt én tegelijkertijd in kolom B de waarde “interesse” staat. Die combinatie komt 12 keer voor.
Meer informatie
Deze berekeningen zijn onderdeel van het Recruitment dashboard. Ben je ook een beginner met Excel of Google Sheets? Meer weten over dashboards maken (juist voor beginners!)? Leer excelleren en schrijf je in voor de nieuwsbrief.