Recruitment dashboard

Een recruitment dashboard geeft je een goed overzicht van het aantal mensen dat interesse heeft in de vacatures, wat de conversie in de verschillende stappen is, de gemiddelde kosten per ‘hire’ en welke kanalen succesvol zijn om (de juiste) mensen te vinden.

Wanneer je als recruiter iemand hebt gesproken over wel of geen interesse voeg je dat toe in een apart tabblad (personen) en het recruitment dashboard wordt automatisch aangepast. Ideaal!

Gegevens voor het recruitment dashboard

Voor een duidelijk overzicht heb ik twee soorten gegevens nodig

1. De kosten voor marketing uitingen zoals advertenties, LinkedIN Recruiter account of social media. Deze komen in het tabblad kosten. In dit tabblad komen ook de berekeningen voor de grafieken in het dashboard.
2. Gegevens over kandidaten met de status in het sollicitatie proces en waar ze vandaan komen. Dit deel gebruikte ik ook om bij te houden wie ik wanneer en op welke manier nog moest benaderen.

4 onderdelen in dit recruitment dashboard

In dit voorbeeld begin ik cocktailbar BarBar. Ik heb 30 mensen nodig achter de bar, op de vloer als host en in de keuken. De kosten die ik hiervoor maak en de mensen en het contact wat ik met ze heb, hou ik bij in dit Google Sheets bestand. Het recruitment dashboard komt er zo uit te zien.

Overzicht

In 1 oogopslag wil ik linksboven zien hoeveel mensen geïnteresseerd zijn om bij BAR BAR te komen werken en wat de kosten daarvan zijn geweest. Het eerste cijfer is het totaal aantal geïnteresseerden uit kolom D (D7) in tabblad kosten. Het tweede cijfer zijn de gemiddelde kosten. Die bereken ik door de totale kosten (B7 uit tabblad kosten) te delen door het totaal aantal geïnteresseerden uit D7.

Funnel

Om een overzicht te krijgen waar mensen in het proces blijven hangen, maak ik een funnel. In Excel is dit een grafiek soort (lekker makkelijk) in Google Sheets kun je deze bouwen door cellen op de gewenste lengte samen te voegen, een andere kleur te geven en gecentreerd het cijfer neer te zetten. De pijlen aan de zijkant zijn getekend via het menu ‘insert’.

De cijfers in de funnel zijn de totalen, die ik heb berekend met de volgende COUNT formules.

• Het totaal aantal mogelijke gevonden mensen, tel je door COUNTA. Met deze formule tel je alle waarden, ook de titel van de kolom, daarom haal ik er 1 vanaf. =COUNTA(Personen!B:B)-1
• Voor de overige formules tel ik de personen uit kolom B die aan de juiste status voldoen bij elkaar op. Je twee tactieken toepassen; je begint bij de langste formule, waarbij je de meeste statussen bij elkaar optelt en haalt er voor een volgende formule steeds eentje weg. Of je begin met de simpelste formule en voegt er elke keer eentje toe. Dit worden de formules (van lang naar kort).
  • Voor het aantal benaderde mensen tel ik de personen (uit kolom B) op die als status ‘interesse’, geen interesse en geen antwoord hebben. =countif(Personen!B:B,”Interesse”)+countif(Personen!B:B,”Geen interesse”)+countif(Personen!B:B,”Geen antwoord”)
  • Het aantal mensen die antwoord heeft gegeven zijn =countif(Personen!B:B,”Interesse”)+countif(Personen!B:B,”Geen interesse”)
  • Het aantal mensen die interesse heeft gegeven zijn =countif(Personen!B:B,”Interesse”)

Voor de percentages is het simpelweg het delen van de aantallen en er een percentage van maken. Zo deel je het aantal geïnteresseerden  (25) door het aantal dat een antwoord gaf (89: interesse + geen interesse).

In deze video (5 minuten) maak ik dit funnel overzicht.

Staafdiagram

In deze grafiek staan de gemiddelde kosten per geïnteresseerde en potentiele kandidaat van de verschillende kanalen. De basis van deze grafiek is de tabel in het tabblad kosten.

Alleen de totale kosten van een kanaal hoef je in te vullen. Het aantal potentiele en geïnteresseerde kandidaten wordt berekend met een COUNTIF formule net als in de funnel. In deze blog staat de COUNTIF formule in meer detail beschreven.

Vervolgens bereken je de kosten door de totale kosten, te delen door het aantal mensen.

Met deze data,  kun je in twee stappen de staafdiagram maken.

1. Selecteer via insert > chart het Setup menu en kies voor

1. Column chart
   1. Stacking: None
   1. Data range: Kosten!A2:F6 (A2 tot F6 uit het tabblad kosten)
   1. Series: Haal de series die niet nodig zijn weg, zodat je alleen ‘Kosten per potentieel’ en ‘Kosten per geinteresseerde’ overhoudt.

2. Pas in het Customize menu voor de kleuren en opmaak die je mooi vindt voor het Recruitment Dashboard. In dit voorbeeld:

• de Series de donkergrijze en roze kleur uit het logo
  • De Legenda zette ik onderaan.
  • De horizontale Gridlines maak ik onzichtbaar door ze wit te maken (net als de achtergrond), ik laat 3 getallen als ‘gridline’ nog zien, te weten 0, 100 en 200.

In de video hieronder laat deze stappen in anderhalve minuut zien.

Tabel

De tabel geeft een gedetailleerd overzicht van de status van de personen (geïnteresseerd, benaderd etc.) en het kanaal waarvan ze vandaan komen (social media, eigen netwerk, via advertentie). Daarvoor kun je de COUNTIF en COUNTIFS formules gebruiken.

Voor het aantal ‘gevonden mensen’ die je als recruiter kan benaderen, tel ik hoeveel cellen uit kolom F voldoen aan de voorwaarde “social media” of “linkedin”.  De formule wordt dan:

=COUNTIF(Personen!F:F,”social media”) of =COUNTIF(Personen!F:F,”linkedin”)

Voor de overige berekeningen kun je COUNTIFS (met een s, ook uitgelegd in dit blog) gebruiken. Er moet namelijk aan twee voorwaarden voldaan worden. Zo telt de persoon mee als deze de gezochte status heeft (benaderd, interesse) én het gezochte kanaal gebruikt (netwerk, social media).

Wil je weten hoeveel mensen interesse hebben (status) die via de advertentie (kanaal) gevonden zijn? Dan gebruik je de formule =COUNTIFS(Personen!B:B,”Interesse”,Personen!F:F,”Advertentie”)

Wil je weten hoeveel mensen een antwoord hebben gegeven (status) die via de advertentie (kanaal) gevonden zijn? Dan tel je daar +COUNTIFS(Personen!B:B,”Interesse”,Personen!F:F,”Advertentie”) bij op.

De formules zijn een beetje een puzzel (maar wel een leuke).

Recruitment dashboard template (Google Drive)

Je kunt dit dashboard als voorbeeld nemen en hier bekijken.

Meer dashboards?

Voor mijn werk als recruiter/community manager, maakte ik een vergelijkbaar dashboard. Dit fictieve dashboard is daarop geïnspireerd. Mijn inspiratie hiervoor kwam van dit dashboard, maar hier en hier vind je ook mooie voorbeelden.

Interesse in andere dashboards voor een vakantieboek of een Minimalist Challenge of meer weten over dashboards in excel of google sheets? Schrijf je in voor de nieuwsbrief.