Wil je de voortgang van een project goed bijhouden, digitaal je to-do lijsten maken of (net als ik) nu eens serieus aan de slag met je goede voornemens? Een afvinklijst maken in Excel kan hierbij helpen. Je kunt zo’n lijst maken in Excel of Google Sheet.
Mijn tip? In Google Sheets is het maken van een afvinklijst een stuk makkelijker dan in Excel en het is ook makkelijker om er vervolgens berekeningen mee te doen. Beide mogelijkheden leg ik hieronder uit.
Een afvinklijst in Google Sheet
- Selecteer de cellen in je Google sheet waar je een afvinklijstje in wilt maken.
2. Selecteer in het menu Invoegen > Selectievakje
3. In de cel staat nu een selectievakje.
Je kunt nu verder rekenen; je kunt bijvoorbeeld het aantal afgevinkte to-to’s optellen of het percentage van je gehaalde doelen berekenen. Wil je het aantal afgevinkte doelen optellen, neem dan de volgende stappen:
4. Gebruik de formule AANTAL.ALS; selecteer als bereik de cellen met de selectievakjes; en als criterium ‘true’. De formule voor selectievakjes die in D16 tot en met D20 staan wordt dan als volgt
=AANTAL.ALS(D16:D20;”true”)
Waarom rekenen met true en false? Google geeft automatisch de waarde ‘true’ aan de selectievakjes die zijn aangevinkt. Niet-aangevinkte selectievakjes krijgen waarde ‘false’.
Een afvinklijst in Excel
1. Zorg dat je het tabblad ‘ontwikkelaars’ tussen je tabbladen hebt staan.
Heb je die niet? Voeg het tabblad dan toe via het Excel hoofdmenu bovenin. Kies voor Voorkeuren (Preferences) > Ribbon & Toolbar. In de rij rechts vink je Ontwikkelaars (Developer) aan. Klik op opslaan.
2. Selecteer in het tabblad Ontwikkelaars > Invoegen > Selectievak (Checkbox)
3. De cursor verandert nu van een ‘groter’ kruisje naar een kleiner kruisje. Klik waar je het selectievakje wilt hebben.
4. Pas het selectievakje aan door bijvoorbeeld de tekst aan te passen of weg te halen, de grootte van het vak je aan te passen.
5. Je hebt nu een selectievakje, deze staat NIET in een specifieke cel. Dit heeft als voordeel dat je het selectievakje overal kunt plaatsen in bestand, het gaat wel ten koste van de gebruiksvriendelijkheid.
Wil je hier het aantal afgevinkte doelen optellen, neem dan de volgende stappen:
6. Koppel de waarde van elk selectievakje aan een cel. Selecteer het selectievakje en klik met rechtermuis zodat het volgende menu veld verschijnt.
7. Kies voor Format Control en selecteer de cel waarmee je het selectievakje wilt koppelen. In het voorbeeld hieronder is het selectievakje van taak 5 gekoppeld aan cel A10. Omdat dit selectievakje niet is aangevinkt, krijgt cel A10 waarde ‘false’.
8. Gebruik de formule AANTAL.ALS (of COUNT.IF) met als bereik A6 tot en met A10 en als criterium ‘true’. De formule wordt (in het Engels):
=COUNTIF(A6;A10;TRUE).
Liever niet zelf een afvinklijst maken?
Het maken van een afvinklijst in Google Sheet is erg simpel. Door de opzet van dit overzicht (met wekelijks doelen afvinken) is het in dit geval aan te raden om Google Sheet te gebruiken. Het invoegen van een selectievakje gaat in Google Sheet is simpel en er vervolgens berekeningen mee maken gaat in Sheets veel simpeler.
In Excel kun je ook selectievakje gebruiken, zorg dan wel dat je het developer tabblad zichtbaar hebt gemaakt.
Update: het bestand met de doelen uit deze blog is niet meer te downloaden. Een nieuw bestand voor 2022 vind je in deze blog.
