Inspiratie

Je hebt plannen voor 2023. Je pakt het serieus aan en stelt doelen die je uitsplitst naar subdoelen met deadlines. Vervolgens wil je de voortgang van je plannen gaan bijhouden. Dit wil je niet in een app doen (want daar moet je voor betalen); niet op papier (want je wilt niet zelf de berekeningen doen), maar in Excel. 

Helaas zijn veel voorbeelden over voortgang bijhouden in Excel heel lelijk, saai en inspiratieloos. Het zijn veelal lijsten met checkboxen, onleesbare gantt charts en grafieken in de standaard Excel kleuren (de betere voorbeelden staan onderaan het blog). Als je zelf iets wilt maken, kost dat tijd. Er valt toch iets te zeggen voor apps of papieren lijstjes.

Voortgang bijhouden op papier

In het afgelopen jaar probeerde ik daarom iets nieuws. In 2021 flopte bij mij het bijhouden van een bulletjournal. Ik had prachtige voortgangspagina’s gevonden zoals deze over het maandelijks aantal gelezen boeken van Ellen via @erraticelle, maar tekenen en het bijhouden van de voortgang op mijn doelen én het wekelijks zelf maken van mijn agenda was teveel werk.

Daarom probeerde ik in 2022 voor het eerst de Purpuz planner waarin je de voortgang van je doelen kan bijhouden en ook dagelijkse gewoonten die je zou willen (zie foto rechts). De Purpuz planner is voor de die-hard planner, want je kunt enorm veel bijhouden; van jaarlijkse plannen en subdoelen, naar een maandelijkse gewoontetracker, tot een dagdoel en wekelijks een quote en extra uitdaging.

Als beginner was het fijn dat ik kon kijken wat van al deze planningsopties voor me werkte. Elke dag 1 dagdoel werkte goed, maar de mogelijkheid om 12 gewoonte-trackers bij te houden was iets teveel van het goede. Voor mij was het teveel en daarom ook niet meer leuk om dit allemaal bij te houden. Bovendien is de planner een zwaar boek om dagelijks mee te nemen.

Doelen bijhouden met een app

Natuurlijk zijn er ook ontelbare apps om je voortgang bij te houden, die probeerde ik ook. Ze kosten wel wat geld en hielpen me niet echt met het doel ‘minder op mijn telefoon zitten’. Sommige app zien er prachtig uit. De simpele layout van Done (zie links) vind ik erg mooi en zou ik graag nog eens proberen na te maken in Excel. Bij Strides is meer mogelijk in welke doelen je bijhoudt, maar de layout daardoor wat onoverzichtelijker.

Voordeel van apps zijn dat je ze altijd bij je hebt, je hoeft geen papieren boekjes of agenda’s mee te nemen. Het gemak is groot. Soms moet je wel betalen als je meerdere doelen wilt bijhouden of de resultaten wilt downloaden. Nadeel is dat je alleen kunt bijhouden wat de app biedt, er zijn geen aanpassingen mogelijk met je eigen ‘vrolijke’ kleurtjes of opmerkingen.

Excel gebruiken om mijn voortgang bij te houden

De bovenstaande voorbeelden inspireren me wel tot het maken van een eigen voortgangsdashboard in Excel. Met een mooie opmaak zoals uit een bulletjournal of app, maar zonder zelf de berekeningen te doen of maandelijkse kosten te hebben voor een app-abonnement.

Ik zal niet zo ver gaan als het template van EmilyExcels (rechts), dat vind ik nogal overweldigend. Liever werk ik verder met de eenvoudige voortgangsbalk die ik van Fuck die Studieschuld namaakte.

Zelf je voortgang bijhouden in Excel

Wil je zelf je de voortgang van je doelen bijhouden in Excel? Zodat je de voortgang kan bijhouden op een manier die jij wilt en de berekeningen niet zelf hoeft uit te voeren? Laat het weten in de comments. We kunnen ‘m dan samen gaan bouwen, met onderstaande voorbeelden als inspiratie.

Een uitdaging; ik gaf mezelf de beperking dat het onderwerp van de grafiek moest uit de vorm of opzet van de grafiek. Dus een grafiek over duplo maakte ik in duplo steentjes en een grafiek over geld, gemaakt in geld. Deze hieronder vond ik het sterkste.

Excel in Excel dashboard niet mogelijk

Daarmee was ook meteen duidelijk waar een volgend dashboard over zou moeten gaan, want een dashboard ín Excel, gaat dan óver Excel.

Helaas blijken er weinig gegevens te zijn over Excel en een zoekopdracht over Excel (bijvoorbeeld “hoeveel cellen heeft Excel 5.0”) geeft je vooral uitleg over hoe je Excel moet gebruiken. Het aantal gebruikers en/of kopers van Excel is niet te achterhalen omdat het onderdeel is van Office. Bovendien is onbekend hoeveel kopers daadwerkelijk Excel gebruiken. De omzet specifiek voor Excel is niet te achterhalen.

Wat ik hoopte te kunnen maken – een dashboard vol met data óver Excel ín Excel – was helaas niet mogelijk. De gegevens waren beperkt tot deze grafiek:

Data over Excel gebruikers, cellen, versienummer en persoonlijke Excel kennis

De grafiek is daarom gebaseerd op de gegevens die ik wel kon achterhalen. Het aantal cellen dat je kan gebruiken in Excel en de versienummers komen van Wikipedia. Mijn Excel kennis door de jaren heen is een persoonlijke inschatting.

Het aantal (geschatte) gebruikers van Excel komt van verschillende blogs.

• Volgens Microsoft gebruikten in 1996 meer dan 30 miljoen mensen Excel.
• In 2015 waren er volgens Microsoft 1,1 miljard (1.100.000.000) gebruikers van hun productiviteitsdiensten waaronder Office, Skype, Outlook en OneDrive. In 2016 was dit gestegen tot 1,2 miljard.
• Er wordt geschat dat geschat dat 2/3^e van de mensen die Excel hebben geïnstalleerd dit gebruiken.
• Met 1,2 miljard Microsoft Office gebruikers wordt in dit blog uitgegaan van 800 miljoen Excel gebruikers voor 2016. Voor 2015 zijn er met dezelfde logica 733 miljoen gebruikers.
• Inmiddels wordt er gesproken van wereldwijd 750 miljoen Excel gebruikers.

Daarmee is er toch een schatting te geven over het aantal Excel gebruikers.

Aandelenkoers Excel

Wat je eenvoudig kan vinden zijn de historische aandelenkoersen van Microsoft. Sterker nog; die kun je ín Excel vinden met de formule STOCKHISTORY. Je vult in de formule de stock ticker voor een bepaald bedrijf in. Voor Microsoft is dit “MSFT”, “UL” is Unilever; je kunt de stock ticker voor bedrijven in deze lijst vinden. In de formule vul je start- en einddatum in en je kunt aandelenkoersen op dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse basis zien. Je kunt bovendien de hoogste, laagste koersen via de formule vinden. Op Exceljet wordt de formule STOCKHISTORY in detail uitgelegd.

In deze blog maak ik gebruik van de gegevens van de aandelenkoersen van Microsoft om een grafiek te maken.

Excel in Excel grafiek

Wanneer je alle gegevens in 1 grafiek zet, wordt de grafiek onduidelijk. De waardes van het aantal cellen (tot 17 miljard), aantal gebruikers (tot 750 miljoen), aandelenkoersen (van 17 dollarcent tot ruim 200 dollar) en het versie nummer (1 tot en met 16) verschillen gewoonweg te veel. 17 dollarcent is onzichtbaar als in dezelfde grafiek ook 17 miljard wordt weergegeven.

Twee assen dan, grote aantallen op de rechteras, kleinere getallen op de linker. Helaas. De grafiek blijft onduidelijk, ook wanneer ik die twee verschillende assen gebruik. Het aantal cellen en het aantal gebruikers maken gebruik van de rechter-as, wat ik met de kolommen probeer duidelijk te maken. De andere gegevensreeksen met de lijnreeksen gebruik van de linker-as. Ondanks deze aanpassen, blijft de grafiek onduidelijk.

Er zijn dan twee opties; een dashboard maken met 5 aparte grafieken óf een interactieve grafiek maken. De laatste optie geeft je gebruiker meer controle en het kost minder ruimte. Dan ziet de grafiek eruit zoals hieronder. Lees in de volgende blog hoe je dat doet.

Stak je iets van deze blog op? Schrijf je dan in voor de nieuwsbrief en leer nog meer excelleren. Kende je de stockformule al of bouwde je zelf een dashboard/grafiek over Excel in Excel? Laat het me weten in de berichten hieronder.

Een minimalistisch dashboard laat de gebruiker van je dashboard precies zien wat belangrijk is. Niets minder en vooral niets meer. In dit blog staan een aantal voorbeelden van minimalistische dashboards en wat je uit deze voorbeelden kan leren voor je eigen minimalistisch dashboard in Excel.

Waarom een minimalistisch dashboard? 

Het meest minimalistische dashboard is het dashboard in een auto. Dat zou het in ieder geval moeten zijn. Het geeft je de belangrijkste informatie; zoals je snelheid; het toerental en (heel belangrijk) hoeveel benzine je nog hebt. 

Er is nog veel meer informatie te melden over je auto, maar dat zou niet direct zichtbaar op je dashboard moeten staan. Je houdt dan geen overzicht en je wordt afgeleid van het belangrijkste; op de weg letten zodat je veilig en snel op je bestemming komt.

Met een dashboard in Excel is het niet anders; het moet overzichtelijk zijn en je alleen de belangrijkste informatie laten zien. Idealiter begrijpt iedereen, ook zonder uitleg, het dashboard. Precies het tegenovergestelde als in deze cartoon van Marketoonist.

Voorbeelden van minimalistische dashboards

Ik zocht voor inspiratie naar minimalistische dashboards om te leren van anderen. Ik kwam vooral designs van dashboards tegen. Tja, minimalist is hip. In deze designs zijn details en extra opmaak (zoals schaduwen of kleurverloop) weggelaten. 

Zelf een minimalistisch dashboard in Excel maken

Wat je uit deze dashboards kan leren voor je eigen dashboard?

• In de dashboards wordt snel duidelijk waar het dashboard over gaat. Over een medische status; het energie- en waterverbruik; het oordeel over een merk en internetbezoek van een website.
• Je ziet snel of het goed of fout gaat ten opzichte van de doelen. Vooral het eerste dashboard over een merk laat met de kleuren van de meters zien of de doelen worden gehaald of niet. 
• De dashboards hebben een effen achtergrond kleur en weinig lijnen, assen of titels.
• In de dashboards worden gebruiken grofweg 3 accent kleuren gebruikt (buiten wit, grijs en zwart).

De voordelen van een minimalistish dashboard zijn duidelijk:

• Het zorgt voor focus. Het doel van je dashboard is duidelijk.
• Het zorgt voor rust. Zaak is om alle niet-relevante informatie weg te laten en zo een overzichtelijk dashboard te bouwen. 

Wanneer de gebruikers van je dashboard meer achtergrond informatie willen; dan kun je in andere tabbladen deze informatie kwijt.

Hét meest minimalistische dashboard 

In mijn zoektocht naar minimalistische dashboards vond ik het dashboard van Louis Dubruel van datastudiofr.com. Het (zelf benoemde) meest minimalistische dashboard gemaakt in DataStudio van Google. Het is mooi gemaakt. Het is simpel, elegant en er staat niets te veel in. 

Inspiratie voor dashboards kun je halen uit bestaande dashboards, grafieken en infographics. Je kunt voor voorbeelden heel ver terug. Neem bijvoorbeeld de data visualisaties van W.E.B. Du Bois. Al in 1898 maakte hij de mooiste data visualisaties. Dankzij dit instagrambericht van @thehumanityarchive leerde ik over hem. In deze blogpost een ode aan deze man en zijn data visualisaties, want er is veel te leren van zijn visualisaties en het zijn voor velen en inspiratiebron.

Experimenteren met data visualisatie werkt

Experimenteren loont. De grafieken en visualisaties zijn opvallend. Twee grafieken vielen op. 

• 

• 

Allereerst de staafdiagram waarvan 1 datapunt -het aantal zwarte studenten dat industriële vakken kiest- zo veel groter is dan de andere aantallen studentenaantallen. De hoeveelheid past gewoonweg niet op de schaal. Als een slang slingert de staaf terug. In de grafiek valt het direct op dat de industriële studies zo veel gekozen zijn onder zwarte studenten en dat komt door het experimenteren met een ‘te groot’ datapunt.

Dan de staafdiagram met de geschatte waarde van de inboedel van zwarte huishoudens in de staat Georgia, tussen 1875 en 1899. De staven lopen rond en direct is duidelijk hoe hard de waarde van de inboedel groeit in zo’n 25 jaar. Het deed me denken aan het laatste dashboard met de GoT schermtijd in deze blog. Wellicht is die geïnspireerd op de visualisatie van Du Bois.

Een cirkeldiagram kan wél

Een cirkeldiagram is geen favoriete grafiek soort onder data-analisten. Maar blijkbaar, heel soms, wanneer een expert als W.E.B. Du Bois het maakt, dan kan een cirkeldiagram wel. En hoe.

• 

• 

Neem bijvoorbeeld de linker grafiek. Het laat de hoogte van de belastbare goederen van Afro-Amerikanen in Georgia zien tussen 1875 en 1890. Het mooie is dat het vermogen elk jaar groeit. Elke meting komt er een ‘ring’ aan de buitenkant van de cirkel bij. Door een soort lichtflits (ik kan er niet veel anders van maken) in de grafiek te plaatsen, kan het getal van elk jaar in de cirkeldiagram worden geplaatst.

In een andere visualisatie maakt Du Bois van een cirkeldiagram een soort zandloper figuur waarin hij de beroepen van de zwarte en witte bevolking vergelijkt. Heel mooi dat op deze manier twee potentiele cirkeldiagrammen tot één worden samengesmolten. In eerste instantie begreep ik niet dat je de boven- en de onderkant met elkaar kunt vergelijken. Ze laten de spreiding in beide groepen zien. Toen ik dat doorhad, waardeerde ik dit experiment nog meer.

Eigen, consistente stijl

Du Bois gebruikte steeds dezelfde kleuren in zijn grafieken. De stijl van de grafieken is ook vergelijkbaar. Het is modern met dunne lijnen, veel witruimte en uitleg in de grafiek. Deze grafieken werden allemaal gemaakt voor een wereldtentoonstelling. Dezelfde stijl en hetzelfde kleurgebruik geeft eenheid in de verschillende cijfers die worden gepresenteerd. Het verstrekt ook het verhaal dat Du Bois wil vertellen met zijn data.

Toen ik las over de ‘Du Boisian Visualization Toolkit’ van het Dignity + Debt Network realiseerde ik me pas dat de stijl inderdaad zo modern is dat het lijkt op de Stijl maar dat het nog bijna 20 jaar zou duren voordat deze stijl zou opkomen in Europa. De site van het Dignity + Debt Network is een bezoekje waard omdat ze de ‘DuBois Stijl’ gebruiken om het verhaal te vertellen over schulden, financiële inclusiviteit, automoniy, respect en waardigheid. Zelf viel me op, zeker bij de grafiek hieronder, hoe het kleurgebruik met deed denken aan de 4 kleuren van Google. 

Visualisaties met de hand getekend

Al deze visualisaties zijn gemaakt voor de Wereldtentoonstelling (Exposition Universelle) in 1990 in Parijs. Het doel van deze tekeningen was de economische en sociale vooruitgang van de Afro-Amerikanen te laten zien sinds de afschaffing van de slavernij.

Met zijn data visualisaties laat hij het onrecht zien dat de zwarte gemeenschap werd aangedaan. Hij geloofde in de revolutionaire kracht van data. Dit liet hij als historicus én socioloog zien, maar ook als mensenrechten activist.

Veel van de visualisaties zijn met de hand getekend en deels weer heel teruggekomen naar de Verenigde Staten. Gelukkig voor visualisatie nerds en bewonderaars van W.E.B. Du Bois zijn de tekeningen (deels) digitaal en vrij beschikbaar gemaakt door de Library of Congress. Het overzicht van het werk is via deze link te vinden.

Wie was W.E.B Du Bois?

W.E.B. Du Bois was een interessant figuur, het is sowieso interessant om meer over hem te lezen. In het kort? 

Hij was mensenrechten activist en zowel historicus als socioloog. Du Bois was een schrijver, dichter en docent. Hij promoveerde als eerste Afro-Amerikaan met de dissertatie ‘Suppression of the African Slave Trade in the United States of America; 1638-1871. Hij haf les op verschillende universiteiten.

Zijn eigen rechten werden meerdere malen geschonden. Hij promoveerde, ondanks dat Harvard zijn universiteitdiploma van de Fisk University niet accepteerde. Daarom studeerde hij (opnieuw) af op Harvard. Cum laude. Op latere leeftijd werd hem een nieuw Amerikaans paspoort ontzegd. Daarom werd hij op 95-jarige leeftijd Ghanees staatsburger.

Hij gaf een tijd les in Belijn en bezocht in die periode Nederland. Hij omschreef ons land als “an extremely neat and well-ordered mud-puddle […].” Niet alleen zijn visualisaties waren spot-on.