Sneller een checklist maken

Hoe je een checkbox in Excel maakt, staat in deze blog uitgelegd, waarbij je elke taak apart toevoegt. Dat is goed te doen wanneer je een paar taken toevoegt, maar als je van plan bent meerdere taken of onderdelen aan je checklist toe te voegen, volg dan onderstaande stappen om tijd te besparen.

Een checklist maken

Stap 1: Als je je doelen hebt, zet deze elk apart in een rij onder elkaar in kolom C. Kolom A en B laat je nog even leeg: daar kun je straks de checkboxen (en eventueel een formule) in toevoegen.

Stap 2: Voeg een checkbox toe zoals in deze eerdere blog over afvinklijstjes is beschreven (zorg dat je het ontwikkelaars menu hebt). Deze verschijnt over de tekst en ziet er nog niet netjes uit.

Stap 3: Haal de tekst weg en verklein de box, zodat die in een cel past. Als je frustratie wil voor komen, zorg dan voor een groter lettertype en daarmee bredere rijen. Op die manier hoef je de box niet heel klein te maken.

Wil je de checkbox selecteren en niet aanvinken, selecteer ‘m dan met CNTL-klik.

Je kunt nu de checkbox die je hebt gemaakt doortrekken naar de rijen eronder (zie stap 6). Mocht je nog berekeningen willen maken met je checklist, lees dan nog even stap 4 en 5.

Stap 4: Om de voortgang van je doelen te kunnen bepalen (mocht je dat willen) dan kun je de cel koppelen aan de cel in de kolom ervoor.

Selecteer de box CNTL + klik. Er komt dan een pop-up; selecteer hierin Format Control. In het menu Control kun je de cel kiezen waarnaar je wilt linken. Kies voor de overzichtelijkheid voor de checkbox in B1 voor een cellink naar A1 zodat de gegevens per rij bij elkaar staan. Een andere keuze is gewoon onhandig.

Stap 5: Check het resultaat. Als je de checkbox in cel B2 aanvinkt, dan staat in A1 TRUE en als je ‘m niet aanvinkt, dan staat in cel A1 FALSE. Als dat zo is; dan gaat het goed. Er is nu 1 vakje voor je hele checklist klaar.

Dit wil je dus niet nog eens 21 keer doen (als je bijvoorbeeld net als ik een lijst van 22 doelen voor 2022 hebt).

Stap 6: Trek de vakjes nu naar beneden. Dit scheelt je elke keer een nieuwe checkbox maken. Met het plusje rechts onderin de cel kun je dit allemaal in 1x overnemen.

Een jammerlijk nadeel is wel dat de formules niet automatisch worden aangepast. Dat zul je met Format Control nog wel 21 keer (!!) moeten aanpassen. Geen zin in? Download dan het template onderaan.

Nog een tip: Mocht je de tekst of grootte van een checkbox op een later moment willen aanpassen, selecteer deze dan door CNTL vast te houden en er vervolgens op de klikken. Als je dat niet doet vink je het vakje aan. En uit. En aan. En uit. Efin.

Geen zin in deze 6 stappen? Schrijf je in voor de nieuwsbrief en ontvang een Excel met 2 checklijsten.

Een snelheidsmeter in Excel. Een beetje een mooie alsjeblieft.

Excel kun je prima gebruiken om een mooie snelheidsmeter (of wat voor meter dan ook) in te maken. Bedenk hoe je meter eruit moet komen te zien en voeg op basis daarvan twee keer een donut grafiek toe. De eerste donutgrafiek is voor de achtergrond van je meter; de tweede is voor de wijzer van je meter.

Hoe wil je dat je snelheidsmeter in excel er uit ziet?

Bedenk eerst wat voor snelheidsmeter je wilt maken in excel;

  1. Uit hoeveel kleurvlakken wil je dat je meter bestaat? (3, 6, 10 of iets heel anders)
  2. Hoe groot wil je dat de verschillende kleurvlakken zijn? (alle vlakken even groot of juist verschillend)
  3. Wil je dat de meter een halve cirkel is of juist een grotere cirkel?
  4. Hoe dik moet de meter zijn?

Ik haalde inspiratie uit onderstaande voorbeelden. In eerdere dashboards die ik bouwde heb ik nog geen snelheidsmeter toegevoegd.

Zet je wensen voor je snelheidsmeter om in waardes

Als je de keuze hebt gemaakt, zet je de volgende zaken op een rij:

1. Voor elk kleurvlak maak je een nieuwe rij. Voor 3 vlakken heb je 3 rijen nodig, voor 6 vlakken dan heb je 6 rijen nodig.

2. Wanneer je de kleurvlakken even groot wilt maken, geef je alle kleurvlakken dezelfde waarde. In het voorbeeld is dit waarde 20. Wil je dat een kleurvlak groter is dan de andere? Dan geef je deze een grotere waarde, bijvoorbeeld waarde 40. Dat kleurvlak wordt dan 2x zo groot.

Halve snelheidsgrafiek (voorbeeld links) & grotere cirkel voor snelheidsgrafiek (voorbeeld rechts)

3. Bij een snelheidsmeter als halve cirkel (voorbeeld links), voeg je een rij toe die als waarde die gelijk is aan het totaal van de kleurvlakken. Zo krijg je straks een halve cirkel; de bovenste halve cirkel zijn je kleurvlakken, de onderste halve cirkel is net zo groot als deze kleurvlakken opgeteld. In het voorbeeld links is deze waarde 120, het totaal van de 6 kleuren, elk met waarde 20.

Wil je dat de snelheidsmeter groter is dan een halve cirkel en dat deze bijvoorbeeld driekwart van een cirkel is zoals in het voorbeeld rechts? Voeg dan een rij toe met een waarde die gelijk is aan een kwart van het totaal van alle kleurvlakken. Een kwart van de gegevens is dan de onderkant. In het voorbeeld is dat 40; dit is een kwart van 160 (de kleurvlakken én de onderkant opgeteld).

Bijvoorbeeld als de zichtbare (6) kleuren opgeteld een waarde van 120 hebben, dan is dat samen driekwart. Als ik dat door 3 deel, dat is dat de waarde van een kwart. Ook al verander je de waarde van de kleurvlakken en wil je tóch dat 1 vlak groter wordt dan de andere, dan verspringt dit niet.

4. Voor de wijzer maak je straks een aparte donutgrafiek. Je hebt 3 gegevens nodig;

  • De waarde van de wijzer; dit kan elke waarde hebben tussen 0 en het totaal van de kleurvlakken. In deze voorbeelden is dat 120.
  • De wijzerdikte; kies niet te groot getal, dat ziet er niet mooi uit. Dit wordt uiteindelijk de wijzer.
  • Een berekening voor de ruimte tussen de wijzer en het einde van de kleurvlakken. Neem het totaal van alle kleurvlakken en de ‘onderkant’, bijvoorbeeld met de SOM formule. Haal daar de waarde vanaf en de wijzerdikte.

Maak je snelheidsmeter met twee donutgrafieken

Zowel voor voorbeeld 1 als voorbeeld 2 kun je de volgende stappen volgen.

  1. Selecteer de waardes van ‘meter achtergrond’ (dus de kleurvlakken en de onderkant) en kies via invoegen > grafieken voor de donut grafiek.
  2. Dubbelklik op de donut in de grafiek of selecteer ‘format data series’. Zo kun je de donutgrafiek naar eigen inzicht mooier maken.
  • Kies voor de hoek van de ‘eerste slice’ voor 270° (graden) als je een halve cirkel wilt zoals in voorbeeld 1. De eerste kleur begint dan aan de linkerkant. Wil je een snelheidsgrafiek zoals in voorbeeld 2, kies dan voor 225° graden. (Wil je iets heel anders? Gebruik dan het overzicht hieronder om de start van je grafiek te bepalen. LET OP; je zult dan ook je de berekeningen voor de onderkant moeten veranderen.)
  • Met Donut Explosion kies je hoe ver de verschillende kleurvlakken en onderkant uit elkaar komen te liggen. Hoe groter deze wordt; hoe minder het op een snelheidsmeter lijkt.
  • Met de Donut Gat grootte (serieus, zo heet het) kies je de grootte van de middelste cirkel. Kies een waarde waarmee de juiste snelheidsmeter maakt.

3. Kies de kleuren die je wil voor jouw kleurvlakken. Maak de onderkant van de snelheidsmeter onzichtbaar door de kleur van dat vlak te veranderen naar ‘no fill’.

TIP: laat de naam van de grafiek nog even staan, dat is straks handig.

Voor de meter heb je een tweede donutgrafiek nodig:

  1. Selecteer waarde, wijzerdikte en berekening van ‘indicator’ en kies via invoegen > grafieken voor de donut grafiek.
  2. Dubbelklik ook hier op de donut in de grafiek of selecteer ‘format data series’.
    • Kies voor de hoek van de eerste slice hetzelfde aantal graden als je hebt gebruikt voor de achtergrond.
    • Bij Donut Explosion kies je dezelfde waarde als hierboven.
    • Kies voor de Donut Gat grootte 0%, dan wordt de wijzer het langste.
  3. Kies voor de vlakken met waarde en berekening ‘no fill’. Geef het vlak met wijzerdikte een kleur naar keuze.
  4. Om de grafiek transparant te maken zodat de wijzer over de achtergrond heen kan moet je:
    • ‘format plot area’ selecteren en transparant maken. Je hebt deze goed geselecteerd als je een vierkant ziet. Kies voor Fill en Border voor ‘no fill’.
    • Vervolgens selecteer je ‘format chart area’, je hebt deze goed geselecteerd als je een rechthoek ziet. Kies voor Fill en Border voor ‘no fill’.
    • Schuif de transparante wijzer grafiek nu over de achtergrond heen. Als je in beide grafieken de naam van de grafiek hebt laten staan, kun je ze perfect over elkaar krijgen.

Daarmee is je snelheidsmeter in Excel af.

Je snelheidsmeter in Excel is klaar!

Heb je zelf een snelheidsmeter gemaakt? Stuur ‘m op, ik ben benieuwd!

Heb je liever een kant-en-klaar Excel met de twee snelheidsmeters uit deze blog – waarin je wellicht wel wat kleuren wilt veranderen?  Schrijf je in voor de nieuwsbrief en download het kant-en klare Excel.

Een wereldkaart in je dashboard

Je hoeft me niet te geloven als ik zeg dat Excel “makkelijker is dan je denkt“, maar doe het in dit geval maar wel. Geloof me; het toevoegen van een wereldkaart in je dashboard is makkelijk. Heel makkelijk. Excel geeft zelfs een suggestie van een kaartje als je met een lijstje komt.

Wereldkaart van geluk in Excel
Wereldkaart van geluk

Hoe maak je een wereldkaart in je dashboard?

  1. Selecteer de gegevens voor je wereldkaart. Het helpt bij de volgende stappen als de kolom een naam heeft zoals country of land. Maak je een kaart van Nederland, dan helpt het als je provincie of stad als kolomnaam hebt.
  2. Kies via Invoegen (Insert) voor de kaart. Deze is niet te missen, het is een wereldbol.
Kaart maken in Excel
Kaart maken in Excel

3. Met deze twee stappen is je kaart in principe klaar, al zegt de kaart nog niet veel en oogt die rommelig. Selecteer bijvoorbeeld de legenda en haal ‘m weg, zoals in afbeelding links.

4. Kies voor de leesbaarheid van je kaart voor 1 kleur, zo vergelijk je makkelijk de hoge waarden en lage waarden op de wereldkaart (zie afbeelding rechts). KLAAR.

Legenda weghalen uit Excel wereldkaart
Legenda weghalen
Kleur kiezen in Excel voor wereldkaart
Kleur kiezen

Een kaart van Nederland in je dashboard

In dezelfde vier stappen (misschien 3, als je kleurinstellingen bewaard blijven) is een andere kaart over het geluk in Nederland gemaakt. De gegevens van de provincies komen van het CBS – geluksbeleving en tevredenheid.

Dropdown-lijst maken

Met een dropdown-lijst kan de gebruiker van je dashboard zelf bepalen wat ze wil zien. Daardoor wordt een dashboard direct een stuk interessanter.

In de voorbeelden hieronder zie je dropdown-lijsten in het vaandel van een vakantie dashboard (links) en als keuze linksboven in het internationale vrouwen dashboard (rechts).

Hoe maak ik een dropdown-lijst?

Een dropdown-lijst maak je via Data Validation (uit menu Data). Dit geldt zowel in Excel als Google Sheets.

Kies vervolgens voor ‘Lijst’ en selecteer (in dit geval) de landen in kolom B als de gegevens voor de lijst. Al deze landen staan nu in de dropdown-lijst en zijn nu een keuze voor de gebruikers.

Vervolgens wil je de juiste gegevens in je dashboard laten zien; als iemand kiest voor Jamaica in de dropdown-lijst, wil je dat ze de gegevens van Jamaica in het dashboard ziet. Dit kan je op verschillende manieren doen, bijvoorbeeld met de ALS (IF) formule of met VERT.ZOEKEN (VLOOKUP).